Automatische AI e-mail opvolging bouwen met n8n en Gmail API (2026)

Wat je gaat bouwen

Je bouwt een n8n-workflow die Gmail monitort, inkomende e-mails leest en automatisch een relevante follow-up stuurt via Claude of OpenAI. De AI bepaalt de toon en inhoud op basis van de oorspronkelijke e-mail. Je hebt geen code nodig.

Gebruiksscenarios voor deze workflow:

Automatisch reageren op inkomende contactformulieren

Klanten bevestigen dat hun bericht is ontvangen

Leads binnen een uur opvolgen terwijl jij slaapt

Ondersteuningsvragen pre-kwalificeren voordat een medewerker ze oppakt

Wat je nodig hebt

n8n account (cloud of self-hosted, versie 1.30 of hoger)

Google-account met Gmail

Anthropic API-sleutel (Claude) of OpenAI API-sleutel

Gmail API ingeschakeld via Google Cloud Console

Stap 1: Gmail koppelen aan n8n

Ga naar je n8n-instantie en maak een nieuwe workflow aan. Voeg als eerste node een Gmail Trigger toe.

Klik op het plusknop in de workflow-editor en zoek op "Gmail".

Kies "Gmail Trigger" (niet de reguliere Gmail-node).

Klik op "Credential to connect with" en dan op "Create new credential".

Kies OAuth2. n8n begeleidt je door het koppelingsproces met Google. Je hebt hiervoor een project in Google Cloud Console nodig met de Gmail API ingeschakeld.

Stel de trigger in op "Message Received". Laat het polling-interval op 1 minuut staan voor de meeste use cases.

Test de trigger door jezelf een testmail te sturen en op "Test step" te klikken in n8n. Als het goed is, zie je de volledige e-maildata in de output.

Stap 2: Filter instellen (alleen relevante e-mails)

Je wilt niet dat de workflow op elke e-mail reageert. Voeg een IF-node toe direct na de Gmail Trigger.

Voeg een "If" node toe.

Stel de conditie in: controleer of het veld "from.email" niet jouw eigen e-mailadres bevat. Dit voorkomt een e-maillus.

Voeg optioneel een tweede conditie toe: controleer of de onderwerpregel een specifiek trefwoord bevat (bijv. "contact" of "vraag") als je alleen bepaalde e-mails wilt verwerken.

De "True"-uitgang gaat naar de volgende stap. De "False"-uitgang laat je onverbonden (workflow stopt stil).

Stap 3: AI-antwoord genereren met Claude

Dit is de kern van de workflow. Voeg een AI-node toe na de IF-node.

Voeg een "Anthropic" node toe (of "OpenAI" als je dat prefereert).

Klik op "Credential to connect with" en voer je API-sleutel in.

Stel het model in op claude-3-5-haiku (snel en goedkoop voor e-mails) of claude-3-7-sonnet voor complexere teksten.

Schrijf een systeem-prompt. Voorbeeld:

Systeem-prompt: "Je bent een vriendelijke assistent van [bedrijfsnaam]. Je schrijft beknopte, professionele opvolgingsmail in het Nederlands. Reageer altijd in dezelfde taal als de ontvangen e-mail. Gebruik geen formele aanhef tenzij de afzender dat gebruikt. Onderteken met: Met vriendelijke groet, het team van [bedrijfsnaam]."

Stel de gebruikersprompt in als dynamische waarde: "Schrijf een opvolgingsmail als reactie op de volgende e-mail. Bevestig dat we het bericht hebben ontvangen en laat weten wanneer we contact opnemen: {{$json.text}}"

Vervang {{$json.text}} met de juiste variabele via de "Expression editor" in n8n. De exacte veldnaam hangt af van je Gmail Trigger-configuratie; het is doorgaans text of body.

Stap 4: E-mail versturen via Gmail

Voeg een "Gmail" node toe (de actie-node, niet de trigger).

Koppel dezelfde Gmail-inloggegevens.

Kies de actie "Send Email".

Vul de velden in:

To: {{$node["Gmail Trigger"].json["from"]["email"]}} (dynamisch, de afzender van de originele mail)

Subject: "Re: " + {{$node["Gmail Trigger"].json["subject"]}}

Email Type: Text

Message: {{$node["Anthropic"].json["text"]}} (de output van je AI-node)

Klik op "Test step" om een testmail te versturen.

Stap 5: Activeren en testen

Schakel de workflow in via de toggle rechtsboven in de editor.

Stuur een testmail naar het gekoppelde Gmail-adres.

Wacht maximaal 1 minuut (afhankelijk van je polling-interval).

Controleer in n8n onder "Executions" of de workflow is uitgevoerd.

Controleer je inbox of je een AI-gegenereerde opvolgingsmail hebt ontvangen.

Uitbreidingen en verbeteringen

Label toevoegen in Gmail

Voeg na de Gmail-trigger een extra Gmail-node toe die het label "AI-beantwoord" toevoegt. Zo weet je in je inbox welke mails al zijn verwerkt.

CRM bijwerken

Voeg na de AI-stap een HubSpot- of Pipedrive-node toe om de afzender automatisch als lead in je CRM op te slaan. Combineer dat met de contactgegevens uit de e-mail.

Wachttijd inbouwen

Wil je niet meteen reageren (dat kan bot-achtig overkomen)? Voeg een "Wait" node toe tussen de AI-stap en de Gmail-verstuurstap. Stel in op 10 tot 30 minuten voor een menselijkere responstijd.

Routering op onderwerp

Voeg meerdere IF-nodes toe om te routeren op basis van het onderwerp. Contactformulier-mails krijgen een andere prompt en toon dan support-vragen of partnershipverzoeken.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

E-maillus: controleer altijd of de afzender niet jijzelf bent. Voeg de IF-conditie toe zoals beschreven in stap 2.

Gmail rate limits: Google staat maximaal 100 berichten per dag toe via de Gmail API op een gratis account. Bij hogere volumes gebruik je een Google Workspace-account.

Koude leads te snel beantwoorden: bij marketing-e-mails wil je niet elke binnenkomende e-mail opvolgen. Gebruik filters op de afzender of het domein.

Onjuiste veldnamen: de structuur van de Gmail Trigger-output kan per versie verschillen. Gebruik altijd de Expression editor in n8n om de juiste veldpaden te selecteren.