Factuurverwerking automatiseren met n8n en Claude: van PDF naar boekhouding

Waarom factuurverwerking automatiseren?

Facturen verwerken is een van de meest herhaalbare taken in elk bedrijf. Elke binnenkomende factuur doorloopt hetzelfde traject: ontvangen, gegevens uitlezen, controleren op afwijkingen, doorsturen ter goedkeuring en inboeken in de boekhouding. Bij tien facturen per maand kost dit handmatig een uur. Bij honderd facturen is het een fulltimeklus.

Met n8n en Claude kun je dit proces voor meer dan 80 procent automatiseren. De workflow leest PDF-facturen automatisch uit, extraheert de relevante gegevens (leverancier, bedrag, btw, vervaldatum, IBAN), vergelijkt deze met bestaande data in Google Sheets of je boekhoudpakket en stuurt bij afwijkingen een notificatie naar de juiste persoon. Alleen uitzonderingen vereisen menselijke aandacht.

Stap 1: facturen ontvangen en opslaan

De eerste stap is beslissen hoe facturen de workflow binnenkomen. Er zijn drie gangbare methoden:

Via e-mail: gebruik de Gmail- of IMAP-node in n8n als trigger. Stel een filter in op e-mails met 'factuur' of 'invoice' in het onderwerp of afkomstig van bekende leveranciers. n8n detecteert automatisch nieuwe e-mails en pakt de bijlage eruit.

Via Google Drive: leveranciers sturen facturen naar een gedeeld Drive-mapje. Gebruik de Google Drive Trigger-node in n8n en stel 'File Created' in als trigger. Zodra een PDF verschijnt, start de workflow.

Via WhatsApp of Telegram: laat je leveranciers weten dat ze facturen als foto of PDF via een zakelijk WhatsApp-nummer kunnen sturen. De Twilio WhatsApp-node of Telegram-node in n8n vangt de bijlage op.

Stap 2: PDF uitlezen met Claude

Nu je de PDF-bijlage in n8n hebt, stuur je hem naar Claude voor verwerking. Gebruik de HTTP Request-node om een verzoek te sturen naar de Anthropic Messages API. Zet de PDF om naar base64 (via de Code-node) en stuur het als document-type in de API-aanroep.

{
  "model": "claude-haiku-4-5",
  "max_tokens": 1024,
  "messages": [
    {
      "role": "user",
      "content": [
        {
          "type": "document",
          "source": {
            "type": "base64",
            "media_type": "application/pdf",
            "data": "{{$node.Base64.json.data}}"
          }
        },
        {
          "type": "text",
          "text": "Extraheer de volgende velden uit deze factuur en geef ze terug als JSON: leverancier_naam, leverancier_iban, factuurnummer, factuurdatum (YYYY-MM-DD), vervaldatum (YYYY-MM-DD), subtotaal_excl_btw, btw_bedrag, totaal_incl_btw, valuta, omschrijving_eerste_regel. Gebruik null voor ontbrekende velden."
        }
      ]
    }
  ]
}

Claude retourneert de geextraheerde data als JSON. Gebruik de JSON Parse-node om dit te verwerken. Je hebt nu een gestructureerd object met alle factuurvelden.

Stap 3: validatie en controle

Voordat de factuur wordt doorgezet, wil je een aantal basiscontroles uitvoeren. Gebruik de IF-node in n8n:

Controleer of het IBAN overeenkomt met het bekende IBAN van de leverancier in je Google Sheet met bekende leveranciers. Een gewijzigd IBAN is een klassiek signaal van factuurfraudepogingen.

Controleer of het bedrag onder een drempelwaarde valt die automatische goedkeuring toestaat (bijv. onder 500 euro). Facturen boven de drempel gaan automatisch naar een goedkeuringsflow.

Controleer of de vervaldatum meer dan 7 dagen in de toekomst ligt. Zo voorkom je dat spoedfacturen stilstaan in de workflow.

Stap 4: opslaan en doorsturen

Facturen die alle controles doorstaan, sla je op in Google Sheets of je boekhoudpakket:

Google Sheets: gebruik de Append Row-node om alle geextraheerde velden toe te voegen aan een spreadsheet. Voeg een kolom 'status' toe met de waarden 'goedgekeurd', 'wacht op goedkeuring' of 'afwijking'.

Moneybird: Moneybird heeft een REST API waarmee je inkoopfacturen programmatisch kunt aanmaken. Gebruik de HTTP Request-node met de Moneybird API-sleutel om de factuur direct in te boeken. Controleer de Moneybird API-documentatie voor het juiste endpoint en de vereiste velden.

Exact Online: Exact Online biedt een OAuth2-koppeling. Via n8n's HTTP Request-node kun je verkoopfacturen en inkoopfacturen aanmaken via de REST API. Raadpleeg de Exact Online Developer Portal voor de specifieke endpoints.

Stap 5: notificaties en goedkeuring

Facturen die menselijke aandacht nodig hebben (boven drempelwaarde, afwijkend IBAN, ontbrekende velden) trigger je een aparte tak in de workflow:

Slack of Teams: stuur een bericht naar het financiele kanaal met een samenvatting van de factuur en een knop 'Goedkeuren' of 'Afwijzen'. Gebruik de Slack-node of Microsoft Teams-node in n8n.

E-mail: gebruik de Send Email-node om een gestructureerde notificatie te sturen naar de verantwoordelijke. Voeg de PDF als bijlage toe zodat de ontvanger direct kan controleren.

Human-in-the-loop: combineer dit met de Wait-node in n8n. De workflow pauzeert totdat de ontvanger reageert via een webhook of een specifieke e-mail. Pas na goedkeuring gaat de factuur door naar de boekhoudkoppeling.

Resultaat en tijdsbesparing

Een goed geconfigureerde factuurverwerkingsworkflow in n8n en Claude handelt 80 tot 90 procent van alle inkomende facturen volledig automatisch af. Alleen uitzonderingen vereisen menselijke tussenkomst. Bij een bedrijf met 50 facturen per maand bespaart dit doorgaans 3 tot 5 uur per maand aan handmatig werk. Bij 200+ facturen per maand loopt de besparing op tot een volledige werkdag.

Bovendien vermindert automatische validatie van IBAN-nummers het risico op factuurbetalingsfraude, een toenemend probleem voor MKB-bedrijven.